Порядок ведення документації під час експорту/імпорту

Перелік документів для експорту органічної продукції

Перелік документів для експорту органічної продукції повинен включати документацію, необхідну для експорту неорганічної продукції, який можна знайти на сторінці державної установи «Офіс з розвитку підприємництва та експорту»,  та  документи, які вимагаються державою-імпортером для органічної продукції.

Основним документом для експорту органічної продукції в ЄС та ряд інших країн Європи є сертифікат інспекції (сertificate of inspection - СОІ), що оформлюється на експортне відправлення (експортну партію продукції).

Експорт у ЄС:

 Для оформлення СOI необхідно завантажити в систему TRACES (залежно від вимог органу іноземної сертифікації, оператор може завантажити всі документи в систему TRACES самостійно, це може також зробити орган іноземної сертифікації або імпортер):

1. Повністю заповнений бланк заявки на СОІ (у разі оформлення сертифіката органом іноземної сертифікації).

2. Комерційні документи:  

• договір з імпортером — електронна копія примірника, підписаного обома сторонами  
• рахунок-фактура (invoice) — електронна копія примірника, підписаного постачальником, де зазначається така інформація: 

- номер та дата договору з імпортером; 

- назва продукту українською та англійською мовами, з обов‘язковим зазначенням статусу продукту (наприклад «органічний продукт», «продукт перехідного періоду»); 

- номер експортної партії продукції; 

• видаткова накладна (delivery note) → електронна копія примірника документа (є обов’язковою виключно у випадку непрямих контрактів).

3. Транспортні документи:

3.1. міжнародна товарно-транспортна накладна (МТТН). Залежно від виду транспорту це може бути:

• CMR (для автомобільного транспорту) 
• Air Waybill (для повітряного транспорту) 
• SMGS (для залізничного транспорту) 
• Коносамент (Bill of Lading, B/L) (для морського транспорту).

Міжнародна товарно-транспортна накладна має містити таку інформацію:

• ідентифікація транспортного засобу; 
• назва та адреса експортера; 
• назва отримувача/імпортера; 
• номер та дата рахунку-фактури; 
• назва продукту, з обов‘язковим зазначенням статусу продукту (наприклад «органічний продукт», «продукт перехідного періоду»);
•  вага завантаженої продукції (нетто, брутто); 
• дата видачі МТТН.

3.2. вантажно-митна декларація (ВМД) —  електронна копія документа, де обов'язково зазначається посилання на статус продукції та код органу іноземної сертифікації (наприклад, «органічний продукт», UA-BIO-108); 

3.3. пакувальний лист (за наявності) → електронна копія документа. 

4. Міжнародні сертифікати, та інші документи, які оформлюються на вимогу держави-імпортера:

• Фітосанітарний сертифікат (для продукції рослинництва, борошномельної промисловості); 
• Міжнародний ветеринарний сертифікат (для харчових продуктів тваринного походження та кормів); 
• Сертифікат здоров’я (для харчових продуктів нетваринного походження);
• Загальний документ здоров'я для ввезення  (CHED). 

Крім того, на момент подачі заявки на COI в органі сертифікації (органі іноземної сертифікації) має бути наявною та перевіреною інформація (зокрема під час інспекції) щодо виробництва продукції: 

• схема руху продукції (travel plan) від постачальника до кінцевого імпортера, включаючи інформацію про місця зберігання (відвантаження), в тому числі тимчасового, транспортування тощо;
•  заповнена форма «потік (рух) продукції» (product flow); 
• акти переробки (для продукції, що передбачає процеси переробки та підготовки); 
• затверджений макет експортного маркування; 
• лісові квитки (у разі заготівлі органічних об’єктів рослинного світу). 

Для операторів, що експортують продукцію/сировину, куплену в інших органічних операторів (операторів-постачальників): 

5. Документальне підтвердження сертифікації оператора-постачальника (сертифікат, що засвідчує органічне виробництво та/або обіг органічної продукції); 

6. Якщо оператор-постачальник органічної продукції сертифікований іншим органом сертифікації – письмове підтвердження від органу сертифікації оператора-постачальника що поставленої тикм оператором органічної продукції (cross check), що може бути засвідчено  внутрішнім транзакційним сертифікатом (за наявності)

7. Комерційні та транспортні документи: 

• Договір купівлі-продажу; 
• Рахунок-фактура; 
• Видаткова та/або товарно-транспортна накладна; 
• Схема руху продукції

Експорт у Швейцарію:

Додатково до COI експортер продукції, яка сертифікована за стандартом Bio Suisse, повинен зареєструвати експортну операцію в електронній системі SCM (Supply Chain Monitor) та отримати підтвердження від Bio Suisse.

Експорт у Велику Британію: 

З 1 січня 2021 року для експорту до Великої Британії потрібен сертифікат інспекції затвердженого зразка, який видається поза системою TRACES NT.